7 หัวข้อพื้นฐาน “การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ”

มาเริ่มกันที่ส่วนประกอบของการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษกันก่อน หัวข้อจดหมายภาษาอังกฤษ มีดังนี้

1. Heading (หัวจดหมายภาษาอังกฤษ)

หัวจดหมายคือที่อยู่ของผู้เขียนจดหมาย และวันที่ที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนไว้บนมุมด้านขวาหรือซ้ายของจดหมายก็ได้

2. Inside Address (ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษ)

ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษซึ่งเขียนหรือพิมพ์ไว้ทางด้านซ้ายบน ถัดจากหัวจดหมายลงมาจะปรากฏเฉพาะในจดหมายธุรกิจเท่านั้น สำหรับรูปแบบการเขียนเหมือนกับหัวจดหมาย

3. Solution (คำขึ้นต้นจดหมายภาษาอังกฤษ)

คำขึ้นต้นจดหมายในภาษาอังกฤษ เปรียบเสมือนคำทักทายเพื่อเริ่มต้นจดหมาย ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ริมซ้ายของกระดาษด้านบนต่อจากหัวจดหมาย สำหรับจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล และต่อจากชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย สำหรับจดหมายธุรกิจ คำขึ้นต้นจดหมายอาจเขียนได้หลายแบบ ขึ้นอยู่กับบุคคลที่เราเขียนถึงว่ามีความสัมพันธ์กับผู้เขียนอย่างไร

3.1 คำขึ้นต้นสำหรับญาติผู้ใหญ่

• My dear…………………….. , เช่น
• My dear grandmother, (ย่า, ยาย)
• My dear father, (พ่อ)
• My dear uncle, (ลุง)
• My dear mother, (แม่)

3.2 คำขึ้นต้นสำหรับญาติที่อายุอ่อนกว่า

• Dear………… ,
• My dear……………..,
• My dearest……………..,
  เช่นMy dearest son, (ลูก)My dear Jim, (ระบุชื่อญาติ)

3.3 คำขึ้นต้นสำหรับญาติ, เพื่อน, ผู้รู้จัก ซึ่งมีวัยใกล้เคียงกัน Dear………… ,

• My dear…………….., นิยมระบุชื่อ เช่นDear Surapong,Dear friend, (เพื่อน)

3.4 คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลโดยทั่วๆ ไป

ที่ทราบชื่อแต่ไม่รู้จักกันอย่างสนิท ถ้าเป็นชาวต่าง ประเทศจะระบุคำนำหน้าชื่อพร้อมนามสกุล แต่ถ้าเป็นคนไทยอาจระบุชื่อแทนนามสกุลได้ เช่น

• Dear…………?
• Dear Dr.Young, (Dr. J.N. Young)
• Dear Mrs.Supranee,
• Dear Mr.Ferrari (Mr. D.F. Ferrari)

3.5 คำขึ้นต้นสำหรับผู้ใหญ่ที่รู้จัก นับถือ Dear…………,

• Dear Sir, (ผู้ชาย)
• Dear Madam, (ผู้หญิง)
• Dear teacher, (ครู)
• Dear Mistress, (นายผู้หญิง)

3.6 คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่พิเศษ

• Your Excellency, (ทูต, รัฐมนตรี)
• Dear lady, Your Excellency, (ภริยาทูต, รัฐมนตรี)
• Dear Mr. President, (ประธานาธิบดี)
• Your Majesty,May it please your Majesty,Sir, Dear Mr. Speaker, (ประธานสภาผู้แทนราษฎร)

3.7 คำขึ้นต้นจดหมายธุรกิจ

• Dear Sir , Sir , Gentleman , Dear………., (ถ้ารู้จักชื่อ)

4. Body of letter (ตัวจดหมายภาษาอังกฤษ)

ตัวจดหมาย คือ ข้อความของจดหมายซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย เพราะเป็นการสื่อความประสงค์ระหว่าง โดยข้อความในจดหมายปกติแล้วจะแบ่งเป็น 3 ตอน
4.1 ความนำ แสดงการแนะนำตัวหรือบอกสาเหตุ
4.2 เนื้อความ บอกวัตถุประสงค์
4.3 สรุป เขียนสรุปเรื่องหรือความมุ่งหวังในอนาคต

5. Complimentary Close (คำลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ)

เมื่อเขียนจดหมายจบแล้ว ต้องมีคำลงท้าย ซึ่งมีหลายแบบขึ้นอยู่กับผู้รับ สำหรับที่นิยมกันโดยทั่วไปได้แก่

• Yours sincerely, Sincerely yours,
• Sincerely, = ด้วยความจริงใจ
• With love,With much love,Love, = ด้วยความรัก

6. Signature (การลงนามจดหมายภาษา)อังกฤษ

การ ลงนามของผู้เขียนจดหมาย แสดงให้รู้ว่าใครเป็นผู้เขียนจดหมายนั้น ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัว อาจเขียนชื่อหรือทั้งชื่อและนามสกุลในลักษณะหวัด หรือหวัดแกมบรรจง หรืออาจเป็นลายเซ็น (สำหรับบุคคลที่คุ้นเคยมาก ๆ) แต่สำหรับจดหมายธุรกิจนั้น ถัดจากคำลงท้ายจะเป็นลายเซ็น ถัดลงมาจะเป็นชื่อนามสกุลตัวบรรจง ถัดจากชื่ออาจเป็นตำแหน่ง

7. Outside address (การจ่าหน้าซองจดหมายภาษาอังกฤษ)

การจ่าหน้าซองจดหมายคือการเขียนที่อยู่ของผู้รับ (outside address) ซึ่งอาจเขียนได้ 2 แบบ คือ แบบขั้นบันได (Step) ซึ่งย่อเข้ามาทีละบรรทัด กับแบบบล็อก (Block)
**หากมีข้อสงสัยกรุณาติดต่อกลับมาที่ เขียนเป็นภาษาอังกฤษ ได้ประมานว่า

• If you need any further assistance or technical support, call us at xxx-xxxxxxx day or night, or email us at xxx@xxx.com หรือ If you have any questions, please feel free to:
  * Contact Customer Support at (xxx) xxx-xxxx
  * Email us at xxx@xxx.com

ตัวอย่างประโยคภาษาอังกฤษที่ควรเขียนในจดหมาย หรืออีเมล แบบเป็นทางการ

I am writing in reply to your letter of 10 February regarding your outstanding invoice.
ผม/ดิฉันเขียนมาเพื่อตอบกลับจดหมายของคุณที่เขียนมาเมื่อวันที่ 10 กุมภาพันธ์ เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระ

Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 10.30 am on Wednesday, 5 January.
จากการสนทนาของเรา ดิฉัน/ผมยินดีที่จะยืนยันนัดของเราในวันพุธที่ 5 มกราคม เวลา 10.30 น. ครับ/ค่ะ

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.
ผม/ดิฉันคงจะยินดีมากหากคุณจัดการเรื่องนี้โดยเร็วที่สุด

If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.
หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อผม/ดิฉัน

ในกรณีที่ต้องการให้ผู้อ่านตอบกลับ สามารถใช้ประโยคภาษาอังกฤษต่อไปนี้ในตอนท้ายของจดหมายหรืออีเมล
I look forward to hearing from you.
ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ

เครดิตจาก www.mescript.com

เพื่อนๆ คงจะทราบ ตัวอย่างการเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ อย่างถูกต้องแล้ว อย่าลืมนำไปฝึกเขียน แล้วใช้บ่อยๆนะคะ แล้วพบกับบทความเรียนภาษาอังกฤษ ที่จะพร้อมความรู้ภาษาให้กับเพื่อนๆ ในบทความต่อไปจ้า ถ้าชอบบทความของเรา โหวตคะแนน 5 ดาว และแชร์ความรู้ไปให้เพื่อนๆ ด้วยนะคะ

บทความที่เกี่ยวข้อง